In der digitalen Geschäftswelt gewinnt die Automatisierung des Datenaustauschs zwischen Geschäftspartnern zunehmend an Bedeutung. Mit ausgedruckten PDF-Bestellungen und E-Mail-Rechnungen lassen sich automatische Geschäftsprozesse kaum umsetzen. Vielmehr sind hierfür elektronische Datensätze notwendig, die maschinell verarbeitet werden können.
Neben der inzwischen gut bekannten E-Rechnung ist die elektronische Bestellung eine entscheidende Komponente dieser Entwicklung. Hier werden wir erläutern, was eine elektronische Bestellung ist und wie sie in B2B-Geschäftsbeziehungen eingesetzt wird. Dabei werden wir uns auf die Vorteile, vorhandene Standards und die Integration in ERP-Systeme konzentrieren.
Eine elektronische Bestellung (E-Order) ist eine digitalisierte und automatisierte Methode zur Abwicklung von Bestellvorgängen in B2B-Geschäftsbeziehungen. Statt papierbasierter Bestellungen oder manueller Eingaben in EDV-Systeme wird die maschinenlesbare elektronische Bestellung ohne manuelle Eingriffe zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Dieser Ansatz bietet zahlreiche Vorteile und Effizienzsteigerungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Beschaffungs- und Verkaufsprozesse zu optimieren.
Vorteile der elektronischen Bestellung
1. Schnelligkeit und Effizienz
Die Zeitersparnis bei der Verarbeitung einer E-Order im Vergleich zu einer PDF-Bestellung kann erheblich sein, insbesondere wenn die elektronische Bestellung in einem standardisierten Format vorliegt (siehe unten: Standards für E-Orders). Elektronische Bestellungen können in Echtzeit empfangen, erfasst und verarbeitet werden, während PDF-Bestellungen in der Regel per E-Mail verschickt und nicht selten vom Empfänger gedruckt, gescannt und per Hand in das eigene System eingegeben werden . Diese manuellen Schritte erhöhen die Bearbeitungszeit erheblich und verlangsamen den gesamten Beschaffungsprozess.
2. Reduzierung von Fehlern
Manuelle Dateneingaben sind anfällig für Fehler, sei es bei der Übertragung von Artikelnummern, Mengen oder Lieferdaten. E-Orders minimieren diese Fehlerquelle, da die Daten elektronisch und ohne Medienbruch zwischen den Systemen übertragen werden. Dies führt zu präzisen und fehlerfreien Bestellungen.
3. Kostenersparnis
Die Automatisierung von Bestellprozessen führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Durch die Reduzierung von Papierkosten, manueller Arbeitszeit und Fehlern werden die Betriebskosten gesenkt. Darüber hinaus ermöglicht die verbesserte Effizienz, dass Mitarbeiter ihre Zeit auf strategische Aufgaben konzentrieren können.
4. Transparenz und Nachverfolgbarkeit
E-Orders bieten eine umfassende Transparenz über den Bestellprozess. Unternehmen können den Status der Kundenbestellungen in Echtzeit verfolgen. Dies erleichtert das Management von Lieferketten und ermöglicht eine bessere Planung.
5. Kundenbeziehungen
Durch die Einführung des elektronischen Bestellwesens bleiben kleine Unternehmen wettbewerbsfähig, indem sie sich an die Standards der digitalen Wirtschaft anpassen, was für Wachstum und Nachhaltigkeit in einem zunehmend vernetzten Markt unerlässlich ist. So kann auch mit großen Kunden, die bereits elektronische Bestellungen nutzen, ein medienbruchfreier Prozess realisiert werden.
6. Umweltfreundlichkeit
Der Einsatz von E-Orders trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs und geringerem Druckereinsatz bei, was einen positiven Umwelteffekt hat. Weniger Papier und weniger Druckerfarbe bedeuten weniger Abfall und einen geringeren ökologischen Fußabdruck für Unternehmen.
Standards für E-Orders
Um die Interoperabilität im Austausch elektronischer Daten zwischen verschiedenen Geschäftspartnern sicherzustellen, existieren Standards für das Dateiformat. Der wohl am weitesten verbreitete branchenübergreifende Standard für das Format elektronischer Geschäftsnachrichten im Geschäftsverkehr ist UN/EDIFACT. Hieraus wurden Subsets für verschiedene Anwendungsbereiche abgeleitet. Das international gültige Nachrichten-Subset EANCOM wurde ursprünglich für die Konsumgüterindustrie entwickelt. Es fand schnell große Verbreitung und wird inzwischen auch in Gesundheitswesen, Logistik, eCommerce oder Bargeldlogistik eingesetzt. Es umfasst rund 50 verschiedene Nachrichtentypen. Die drei wichtigsten sind ORDERS (Bestellung), DESADV (Lieferavis) und INVOIC (Rechnung).
Der ORDERS-Standard für das Datenformat legt fest, wie eine E-Order strukturiert sein sollte und welche Informationen als Pflichtfelder enthalten sein müssen. Dies macht die einfache Integration von E-Order-Systemen zwischen verschiedenen Unternehmen möglich und verhindert Missverständnisse oder Inkompatibilitäten.
EDIFACT ist unabhängig vom verwendeten Übertragungsprotokoll. Elektronische Geschäftsnachrichten in diesem Format können auch per E-Mail übertragen werden.
Von der PDF-Bestellung zur E-Order
Oft sind gerade kleinere Geschäftspartner nicht in der Lage, E-Orders in einem strukturierten elektronischen Format zu erzeugen. Stattdessen setzen viele noch auf PDF-Bestellungen. Für den Bestellempfänger ergibt sich so aber eine Menge Arbeit, da die Daten zunächst aus der PDF-Datei extrahiert und ins eigene System eingegeben werden müssen. Das ist sicher nicht die beste Basis für eine Partnerschaft auf Augenhöhe.
Der Service PDF zu E-Order löst genau dieses Problem, indem PDF-Bestellungen 100% korrekt in E-Orders umgewandelt werden. Wie das geht können Sie hier nachlesen.
Integration in ERP-Systeme
Die nahtlose Integration von standardisierten E-Orders in bestehende ERP-Systeme ist entscheidend für den Erfolg dieses Ansatzes. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) spielen eine zentrale Rolle in der Verwaltung von Unternehmensressourcen, einschließlich Bestellprozessen. Die Integration ermöglicht es Unternehmen, E-Orders in ihre bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren, was die Effizienz weiter steigert.
Ein gut integrierter E-Order-Prozess überträgt Bestelldaten automatisch in das ERP-System des Bestellempfängers, wo Bestände aktualisiert, Rechnungen generiert und der gesamten Bestellzyklus überwacht wird. Dies führt zu einer nahtlosen und transparenten Abwicklung von Bestellungen. Die gesamte Lieferkette wird hierdurch optimiert.
Fazit
Die elektronische Bestellung oder E-Order ist eine wichtige Innovation in B2B-Geschäftsbeziehungen. Sie bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter Geschwindigkeit, Effizienz, Kostenersparnis und Transparenz. Die Verwendung von Standards wie UN/EDIFACT ORDERS erleichtert die Interoperabilität zwischen Unternehmen, während die Integration in ERP-Systeme die nahtlose Automatisierung von Bestellprozessen ermöglicht. Unternehmen, die auf E-Orders setzen, positionieren sich im Wettbewerbsumfeld besser und können ihre Beschaffungs- und Verkaufsprozesse optimieren. Es ist klar, dass die Zukunft des B2B-Handels stark von der weiteren Verbreitung und Nutzung elektronischer Bestellungen geprägt sein wird.
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