Wie gelangen PDF-Bestellungen ins ERP-System?

Als es noch keine Computer gab, wurden Kunden-Bestellungen handschriftlich in ein Buch eingetragen. Und auch heute, sehr viele Jahre später, müssen Bestellungen häufig immer noch per Hand erfasst werden – nicht per Stift, sondern per Tastatur.

Geht das auch effizient? Wie kommen die Daten aus Bestellungen, die im PDF-Format beim Lieferanten eingehen, in dessen Enterprise Resource Planning (ERP)? Die manuelle Dateneingabe kostet nicht nur viel Zeit und bindet Arbeitskraft, sondern ist auch fehleranfällig. So kann ein simpler Zahlendreher zu Fehllieferungen führen und schlussendlich einen äußerst kostenintensiven Kundenservice nach sich ziehen, im schlimmsten Falle mit einem unzufriedenen Kunden.

Zahlreiche Unternehmen setzen bereits auf Optical Character Recognition (OCR). Mit dieser Texterkennungstechnologie werden Daten aus PDF-Dokumenten wie zum Beispiel Bestellungen extrahiert und an das ERP-System übertragen. OCR-Systeme erreichen im besten Fall eine korrekte Ausleserate von gut 90%. Das heißt, jedes Ergebnis muss auf Richtigkeit überprüft werden, um Bestellfehler zu vermeiden – ein ebenfalls zeitaufwändiger Prozess.

Effizient und fehlerfrei

Gerade für Unternehmen mit hohem Belegaufkommen ist die automatisierte Verarbeitung elektronischer Bestellungen (E-Order) enorm ressourcenschonend – kein lästiges händisches Übertragen von Daten mehr, keine manuellen Prüfläufe, keine Fehler. Die elektronische Bestellung sollte daher einer der ersten Schritte im Digitalisierungsprozess des Order Cycles sein. Vor allem auch deshalb, weil das Aufwand/Nutzen-Verhältnis klar dafür spricht.

Entscheidende Vorteile der E-Order

- schnellere Auftragsabwicklung
- kürzere Lieferzeiten
- höhere Vertriebsproduktivität
- indirekte Umsatzsteigerung
- weniger Reklamationen

Letztendlich führt das zu zufriedenen Kunden und Mitarbeitern, die von repetitiven Tätigkeiten entlastet werden und mehr Zeit für wichtigere Dinge haben.

Eine fehlerfreie automatische Verarbeitung von Maschine zu Maschine erfordert jedoch strukturierte elektronische Datensätze, in denen jedem erforderlichen Feld ein Wert zugeordnet ist. PDF-Dateien sind per se unstrukturiert.

Wie mache ich aus einer PDF-Bestellung eine E-Order?

Mit pedif hat Supedio eine einzigartige Lösung entwickelt, die PDF-Dateien 100% korrekt in elektronische Formate umwandelt – ohne manuelle Fehlerkorrektur und vor allem ohne Prozessumstellung. Einmal eingerichtet funktioniert der KI-Service pedif fast ohne manuellen Aufwand.

Die eingehenden PDF-Bestellungen müssen lediglich an den pedif-Service 'PDF zu E-Order' übermittelt werden – wofür verschiedene Übertragungswege zur Verfügung stehen. Auf der anderen Seite wird idealerweise das ERP-System des Bestellempfängers angebunden, so dass die erzeugten E-Orders sofort elektronisch verarbeitet werden können. Es können aber auch automatisch zu importierende CSV-, Text- oder Excel-Dateien zur Verfügung gestellt werden.

Elektronischer Order Cycle

Bestellungen sind nur ein Nachrichtentyp im Order Cycle. Mit pedif können auch Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, die als PDF-Dokumente eingehen, elektronisch verarbeitet werden, ohne Zutun der Lieferanten. Und im Ausgang senden Sie elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) auf Basis Ihrer PDF-Rechnungen an Kunden, die das fordern.

Das sagen Nutzer

Ambu, einer der führenden Hersteller medizinischer Einwegprodukte in der Endoskopie, Kardiologie und Neurologie sowie dem Atemwegsmanagement und der präklinischen Versorgung, ist diesen Weg erfolgreich mit Supedio gegangen. Dazu Anouk Kyra Giezen, Head of Project Management Office: „Ein Kunde löst in seinem ERP-System die Bestellung aus, die über pedif in das gewünschte EDI-Format umgewandelt wird. So können wir sie nahtlos in unser ERP-System einspielen und nach Prüfung für das Lager freigeben. Rückdokumente, Bestellbestätigung, Lieferschein und Rechnung gehen automatisch an den Kunden zurück.“ Den Erfahrungsbericht finden Sie hier. 

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