Wie funktioniert der Service?

Wir wandeln Ihre PDF-Rechnung in eine E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) um und versenden diese direkt an Ihre Rechnungsempfänger oder an Sie zurück. Die Übertragung erfolgt entweder per E-Mail oder AS2/SFTP-Verbindung.

Kann ich den Service vorab testen?

Ein Test erfolgt während des Setups und ist im Vorfeld nicht nötig. Unsere Software "lernt", Ihre PDFs korrekt auszulesen, was einen fehlerfreien Betrieb garantiert.

Unser Versprechen an Sie: Wir stellen erst eine Rechnung, wenn das Setup erfolgreich war!

Was bedeutet Setup?

Wir lernen unserer Software, Ihre PDFs auszulesen. Dafür wird anhand Ihrer Musterdokumente ein Fingerprint erstellt.

Was ist ein Fingerprint?

Damit unsere KI-gestützte Software Ihre Dokumente korrekt und fehlerfrei Umwandeln kann, muss einmalig ein Extraktionsskript (Fingerprint) für Ihr individuelles Layout erstellt werden. Dabei handelt es sich um eine Ausleseanleitung, mit deren Hilfe Ihre Dokumente erkannt und konvertiert werden.

Wie sicher sind meine Kundendaten?

Wir arbeiten selbstverständlich gemäß der DSGVO und schließen mit Ihnen einen AV-Vertrag ab, in dem wir unsere technisch-organisatorischen Maßnahmen, Unterauftragnehmer und weitere Details offenlegen.

Zudem nutzen wir ausschließlich Server innerhalb der EU, die sich in zertifizierten Rechenzentren befinden.

Welche Voraussetzungen sind nötig?

Das Dokument muss als textbasiertes PDF vorliegen. Scans oder Bilder können nicht verarbeitet werden.  

Ein textbasiertes PDF enthält echten Text, der markiert, kopiert und durchsucht werden kann. Es basiert auf maschinenlesbaren und digital veränderbaren Zeichen.

Bei einem bildbasierten PDF liegen die Informationen als Scan oder Bilddatei (z.B. jpg.) vor. Die enthaltenen Informationen können nicht markiert, kopiert oder mit der Suchfunktion gefunden werden. 

Ist die Software mandantenfähig?

Ja, die Software ist vollständig mandantenfähig und unterstützt die Verwaltung mehrerer Mandanten innerhalb eines Systems.

Kann ich mehrere Dokumente mit einmal zur Umwandlung senden?

Bei der Übertragung per E-Mail ist ein Dokument pro E-Mail erforderlich. Sie senden uns eine PDF-Rechnung und erhalten die erstellte E-Rechnung als Antwort zurück. 
Alternativ können wir die umgewandelte E-Rechnung auch direkt an Ihren Endkunden senden.

Meine Rechnungen liegen nur als Scans vor. Können diese trotzdem umgewandelt werden?

Nein, das ist nicht möglich. Unsere Software verarbeitet nur textbasierte PDFs.

Ein textbasiertes PDF enthält echten Text, der markiert, kopiert und durchsucht werden kann. Es basiert auf maschinenlesbaren und digital veränderbaren Zeichen.

Bei einem bildbasierten PDF liegen die Informationen als Scan oder Bilddatei (z.B. jpg.) vor. Die enthaltenen Informationen können nicht markiert, kopiert oder mit der Suchfunktion gefunden werden. 

Bleibt unser Layout erhalten?

Für ZUGFeRD-Rechnungen verwenden wir Ihre PDF-Rechnung und erzeugen zusammen mit der XML den hybriden ZUGFeRD-Datencontainer. Ihr Layout bleibt komplett erhalten.

Bei XRechnungen stellt sich die Frage nicht, da hier grundsätzlich keine Layout-Informationen mitgegeben werden.

Wie ist der allgemeine Prozess-Ablauf?

Unser Standardprozess umfasst folgende Schritte:

• Individuelles Angebot mit Bezug auf Zielformate und Belegaufkommen/Monat.
• Bei Angebotsannahme erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail mit Zugang zu unserem Kundenportal.
• Sie erhalten den Leistungsschein und den AV-Vertrag zur digitalen Signatur.
• Im Kundenportal laden Sie 8 Musterdokumente hoch.
• Wir starten das Setup.
• Sie erhalten die Musterdokumente umgewandelt ins Zielformat zur Freigabe.
• Go-Live.
• Erst jetzt stellen wir Ihnen eine Rechnung.

Wofür werden die Musterdokumente beim Onboarding benötigt?

Um einen individuellen Fingerprint für Sie erstellen zu können, benötigen wir mindestens 8 Musterdokumente. Diese sollten alle möglichen Sonderfälle enthalten, wie z. B. mehrseitige Dokumente, Rabatte, Gutschriften oder Zusatztexte.

Unsere Software wird anhand dieser Beispiele trainiert, sodass sie alle spezifischen Eigenschaften Ihrer Dokumente „erkennen“ und anschließend zu 
100 % korrekt verarbeiten kann.

Geht das auch mit EU-Rechnungen?

Wir erstellen aktuell E-Rechnungen in den Sprachen Deutsch und Englisch in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Rechnungen ins EU-Ausland mit 0% MwSt. können wir verarbeiten. 
Benötigen Sie andere Formate kontaktieren Sie uns bitte.

Sind auch Sonderformate möglich?

Wir können Ihre PDFs auch in Ihr eigenes Hausformat umwandeln! Sprechen Sie uns dazu gern an.

Viele unserer Kunden nutzen diese Möglichkeit, um eingehende Rechnungen von Lieferanten oder Bestellungen von Kunden nicht manuell erfassen zu müssen, sondern direkt in ihr System zu übertragen.

Wie lange dauert die Umwandlung?

Die Konvertierung Ihrer PDF erfolgt in der Regel innerhalb einer Stunde (innerhalb unserer Geschäftszeiten).

Kann Ich die Software irgendwo herunterladen?

Unser Service läuft ausschließlich auf unseren Servern in der EU, eine lokale Lösung ist nicht möglich.

Wie wird erkannt, wohin die E-Rechnung in welchem Format gesendet werden soll?

Im pedif-Portal können Sie eine Identifikationsnummer für Ihren Geschäftspartner (z. B. die Kundennummer) zusammen mit der zugehörigen Empfänger-E-Mail-Adresse und dem Zielformat hinterlegen. Wichtig ist, dass diese Nummer auch auf Ihren Rechnungen vermerkt ist. Anhand dieser Informationen verarbeiten wir die eingehende PDF-Datei. 

In Kürze werden wir einen zusätzlichen Service anbieten, der diese Informationen direkt aus Ihren PDF-Dokumenten auslesen kann.

Was ist ein Dokumentenlayout?

Ein Dokumentenlayout bezieht sich auf die Anordnung und Struktur der Informationen in Ihrer Rechnung, wie z. B. die Platzierung von Kopf-, Fußdaten und Positionstabelle. 
Wenn Sie mehrere unterschiedliche Rechnungslayouts haben, benötigen Sie für jede dieser Varianten einen eigenen Fingerprint.