Worauf sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines E-Rechnungs-Services achten? Was sollte der Dienstleister können? Ein Guide zu Pflichten, Möglichkeiten und Herausforderungen auf dem Weg zur elektronischen Rechnung.
Warum E-Rechnung? – Gesetzliche Pflichten
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht ab 01. Januar 2025 in Deutschland beschlossen. Vorab, die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen inländischen Unternehmern (B2B).
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format gemäß CEN-Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie erlaubt eine elektronische Verarbeitung von Maschine zu Maschine. PDF-Rechnungen haben kein strukturiertes elektronisches Format und erfüllen diese Voraussetzung nicht. Kompatibel mit diesen Anforderungen sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Letzteres ist eine Kombination aus PDF-Dokument und strukturierter XML-Datei, wobei die XML-Datei führend ist.
Ab 01. Januar 2025 gilt die Pflicht zu Empfang, Verarbeitung und revisionssicherer Archivierung von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen. Wenn Ihnen ein Lieferant oder Dienstleister XRechnungen sendet, dann müssen Sie damit umgehen können.
Außerdem gilt ab 1. Januar 2025 die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung. Zunächst gibt es jedoch Übergangsregelungen für Rechnungssteller. Papierrechnungen sind bis Ende 2026 möglich, ebenso elektronische Formate, die nicht die Vorgaben der Norm EN 16931 erfüllen, wie PDF. Hier ist jedoch die Zustimmung des Empfängers erforderlich. 2027 kommen Unternehmen um die E-Rechnung herum, wenn der Vorjahresumsatz weniger als 800.000 Euro beträgt.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung ohne Ausnahme für alle inländischen Unternehmen mit B2B-Leistungen maßgeblich.
E-Rechnung erstellen – Worauf Sie achten sollten
Da bei kaum einer Firma IT-Kapazitäten für die Entwicklung einer internen Lösung vorhanden sind, setzen viele – auch große Unternehmen – auf externe Dienstleister.
Die einfachste Lösung zur Generierung einer E-Rechnung ist die manuelle Eingabe in ein Onlinetool. Das ist jedoch aufwendig, fehleranfällig und nur bei sehr geringem Rechnungsaufkommen praktikabel.
Cloud-Lösungen sind gerade für KMU oftmals besser geeignet als aufwendige lokale Installationen. Zum einen sind die Kosten geringer, zum anderen kann man schneller starten. Wichtig ist, dass die Lösung zu Ihren Prozessen passt. Ein guter Dienstleister passt sich den Arbeitsabläufen an, statt neue Prozesse einzuführen. Wenn Sie Ihr ERP-System anbinden möchten, dann muss das kompatibel sein.
Wenn Sie Ihre bisherigen Prozesse beibehalten und weiterhin PDF-Rechnungen erstellen möchten, dann muss die Lösung Ihre PDFs empfangen und ins gewünschte elektronische Format umwandeln können. Für die Datenextraktion aus PDF-Dateien gibt es unterschiedliche Ansätze. Die Optical Character Recognition (OCR) erfordert einen Einrichtungsaufwand und weist zudem eine bestimmte Fehlerquote auf, sodass eine manuelle Nachbearbeitung nicht ausbleibt. Selbst bei einer hohen OCR-Genauigkeit von 95% müssen alle Rechnungen manuell geprüft und ggf. korrigiert werden, da jede Rechnung statistisch nur zu 95% korrekt ist. Dieser Aufwand erübrigt sich bei einer Lösung, die Daten 100% korrekt aus PDF-Rechnungen erfasst. Die Mitarbeiter werden das zu schätzen wissen.
Um die Ablehnung von Rechnungen zu vermeiden, sollte jede E-Rechnung nach formalen Kriterien validiert werden. Und wenn doch mal ein Fehler auftritt, dann muss der Support stimmen. Fragen Sie den potenziellen Dienstleister nach strukturierten Prozessen und einem zertifizierten Qualitätsmanagementsystem.
So weit, so gut. Und die Bezahlung?
Achten Sie auf eine faire Abrechnung nach Nutzung. Das Software-as-a-Service-Modell hat den Vorteil, dass Sie sich nicht um Updates oder neue Versionen kümmern müssen. Der Service ist immer auf dem aktuellen Stand, ohne zusätzliche Kosten.
Viele Dienstleister bieten Preismodelle an, die nach Rechnungsdurchsatz gestaffelt sind. Das gewählte Modell sollte zu Ihrem Rechnungsvolumen passen und einfach und schnell veränderbar sein, falls sich die Rahmenbedingungen ändern. Auch wenn anfangs nur wenige E-Rechnungen erstellt werden müssen, perspektivisch werden es sicher mehr. Ist der gewählte Anbieter dann immer noch günstig?
E-Rechnung funktioniert – ist der Service erweiterbar?
Wenn Sie auf den Geschmack gekommen sind und die Vorteile von E-Rechnungen zu schätzen gelernt haben, steht vielleicht auch die maschinelle Verarbeitung elektronischer Bestellungen oder die automatische Erfassung von Lieferantendokumenten wie Auftragsbestätigungen und Lieferscheine auf dem Wunschzettel. Ihr Anbieter sollte keine Insellösung für E-Invoicing anbieten, sondern den kompletten Order Cycle professionell elektronisch abdecken können. Fragen Sie nach Erweiterungsoptionen.
E-Rechnungen sind aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen in aller Munde. Sie sind aber nur ein erster Schritt in der Digitalisierung des Order Cycles. Die Verarbeitung elektronischer Geschäftsnachrichten ohne manuelle Eingriffe ist schneller, kostengünstiger und vor allem fehlerfreier und damit eine deutliche Verbesserung der Unternehmenseffizienz.
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