Weltweiter elektronischer Datenaustausch mit PEPPOL

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement Online. Das Projekt der Non-Profit-Organisation OpenPeppol AISBL ist für Unternehmen der Türöffner zu einem standardisierten und grenzüberschreitenden elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten im Beschaffungs- und Vergabeprozess. PEPPOL liefert damit eine interoperable Infrastruktur für den weltweiten Datenaustausch über unterschiedliche Systeme hinweg.

Standardisierte elektronische Formate

PEPPOL ermöglicht den elektronischen, medienbruchfreien, automatisierten und sicheren  Austausch von Dokumenten. Wie genau läuft das ab? 
Um Dokumente auszutauschen, verwenden die Teilnehmer im PEPPOL-Netzwerk die Peppol-Business-Interoperability-Specifications (BIS). Diese Spezifikationen definieren standardisierte elektronische Datenformate für verschiedene Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferantendokumente.
Ein Unternehmen versendet zum Beispiel seine E-Rechnungen per PEPPOL. Der Empfänger kann die Rechnung nun, da sie in einem standardisierten elektronischen Format ankommt, automatisiert und ohne manuellen Aufwand in seinem Buchhaltungssystem einbinden und weiterverarbeiten. So werden Dunkelbuchungen möglich.
Die Verwendung von standardisierten elektronischen Nachrichtenformaten erleichtert den Austausch von Dokumenten zwischen Geschäftspartnern und ermöglicht die Interoperabilität zwischen den verschiedenen Systemen.

Wie nehme ich teil?

Um von den Vorteilen der Plattform profitieren zu können, müssen sich Unternehmen an PEPPOL anbinden. Die am weitesten verbreitete Möglichkeit ist die Nutzung eines PEPPOL Access Points. Das ist ein technischer Dienstleister, der Unternehmen dabei unterstützt, sich mit dem Peppol Netzwerk zu verbinden. In Deutschland gibt es verschiedene Provider; die Auswahl des richtigen Access Points hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab.  
Hat das Unternehmen seinen Access Point ausgewählt, muss es sich dort registrieren. Anschließend erfolgt die technische Anbindung an das Netzwerk, die in der Regel über eine Schnittstelle (API) oder über das PEPPOL-AS2-Protokoll erfolgt. 
Nach erfolgreicher Anbindung kann ein Unternehmen elektronische Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine an seinen eigenen Access Point senden. Von hier aus werden die elektronischen Nachrichten an den Access Point des Empfängers gesendet, der sie zum tatsächlichen Empfänger - dem Geschäftspartner - weiterleitet. 
So können PEPPOL-Nutzer elektronische Dokumente mit anderen angebundenen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen austauschen.
Auch wenn Ihre EDV keine strukturierten elektronischen Dokumente erzeugen kann, können Sie sich an PEPPOL anbinden. Hier hilft der pedif-Service, der aus PDF-Dateien die benötigten elektronischen Formate erstellt.

Sicher und schnell

Die Übertragung erfolgt über den sicheren „AS4“-Standard von Access Point zu Access Point inklusive Empfangsbestätigung. Zudem sind beim Datentransfer durch die Verwendung von digitalen Signaturen und Verschlüsselungen eine hohe Datensicherheit und -integrität gewährleistet.
Darüber hinaus sparen Unternehmen durch die Nutzung von PEPPOL Zeit und Kosten, da der manuelle Austausch von Dokumenten und die damit verbundenen Fehlerquellen minimiert werden und die Effizienz durch die automatische Verarbeitung enorm gesteigert wird.

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